Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles KrenoW collecte, pourquoi, combien de temps elle les garde et avec qui elle les partage. Elle couvre le site krenow.ai, l’assistant KrenoW Secrétariat, les contenus de KrenoW Studio et les logiciels métier sur mesure. Elle est écrite pour être lue. Si un point reste flou, écrivez-nous : contact@krenow.ai.

1. Qui est responsable de vos données

KrenoW, société par actions simplifiée au capital de 4 000 €, immatriculée au RCS de Bourg-en-Bresse sous le numéro 104 334 297 (SIRET 104 334 297 00017, TVA intracommunautaire FR05 104334297), dont le siège est situé 856 Chemin de Collonges, 01140 Saint-Étienne-sur-Chalaronne, France. Président : Basile Salsac.

KrenoW n’a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n’étant pas obligatoire pour son activité. Les questions relatives à vos données sont traitées directement par les fondateurs à l’adresse contact@krenow.ai.

Selon les situations, KrenoW agit à deux titres :

• Responsable du traitement pour les données des visiteurs de krenow.ai, de ses prospects et de ses clients (articles 3, 4 et 8).
• Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, lorsqu’elle traite des données pour le compte d’un client : visiteurs du site d’un client équipé du Secrétariat, personnes filmées pour le Studio, données accessibles pendant un développement logiciel (articles 5, 6 et 7). Dans ces cas, le client est responsable du traitement et KrenoW n’agit que sur ses instructions.

2. Les principes que nous appliquons

• Aucune vente de données. Vos données, et celles des clients de nos clients, ne sont jamais vendues, louées ni échangées.
• Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative. L’assistant répond à des questions et transmet des demandes. Ce sont des humains qui décident.
• Hébergement dans l’Union européenne de nos applications et bases de données (Render, région Francfort).
• Pseudonymisation avant l’IA. Les noms, adresses email et numéros de téléphone sont remplacés par des jetons avant tout envoi au moteur d’intelligence artificielle.
• Aucun entraînement de modèle sur vos données. Notre accord de traitement des données (DPA) avec OpenAI exclut l’usage de vos données pour entraîner ses modèles, et KrenoW n’entraîne aucun modèle avec elles.
• Purge automatique à 90 jours des conversations traitées par l’assistant.
• Minimisation. Nous ne collectons que ce qui sert à vous répondre, à exécuter le contrat ou à respecter la loi.
• Registre. KrenoW tient le registre de ses traitements prévu à l’article 30 du RGPD.

3. Visiteurs de krenow.ai

3.1 Journaux techniques

Le site krenow.ai est hébergé par Hostinger International Ltd. (Larnaca, Chypre). Comme tout serveur web, il enregistre des journaux techniques : adresse IP, date et heure, page demandée, navigateur. Ils servent uniquement à la sécurité du site et au diagnostic des pannes.

• Base légale : intérêt légitime de KrenoW à sécuriser son site (article 6.1.f du RGPD).
• Durée : conservés par l’hébergeur pendant la durée prévue par la loi, au plus un an.
• Destinataires : KrenoW et Hostinger, en qualité d’hébergeur, sur des serveurs situés dans l’Union européenne.

3.2 Mesure d’audience et cookies

Le site n’active aucun traceur de mesure d’audience ou de publicité sans votre accord. À votre première visite, un bandeau vous propose d’accepter, de refuser ou de personnaliser vos choix par finalité. Refuser n’a aucune conséquence sur votre navigation. Ce bandeau suit les recommandations de la CNIL.

• Finalité : comprendre l’utilisation du site (pages vues, provenance des visites, type d’appareil) pour l’améliorer, et savoir ce qui amène des demandes : clics vers la prise de rendez-vous, l’email ou le téléphone, ouverture de l’assistant, envoi d’un premier message à l’assistant (sans son contenu), envoi du formulaire de contact, clic sur le bouton de demande de démo et envoi de cette demande (sans les informations saisies). Ces mesures passent par Google Analytics 4.
• Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 de la loi Informatique et Libertés). Vous pouvez le retirer à tout moment par le lien « Gérer mes cookies » en bas de chaque page.
• Données : identifiant de cookie, pages consultées, source de la visite, type d’appareil et de navigateur, pays et ville approximatifs. Google Analytics 4 ne conserve pas votre adresse IP.
• Durée : votre choix est enregistré dans votre navigateur pendant 6 mois, puis le bandeau vous est proposé de nouveau. Les cookies de mesure d’audience expirent au plus tard 13 mois après leur dépôt. Les statistiques sont conservées dans Google Analytics pendant 14 mois au maximum.
• Destinataires : Google Ireland Limited (Dublin), qui fait appel à Google LLC (États-Unis). Voir l’article 10 sur les transferts.

Le bandeau applique le Consent Mode v2 de Google en mode dit « basique » : tant que vous n’avez pas accepté, aucun script Google n’est chargé et aucun signal n’est envoyé, même anonymisé.

Le bandeau prévoit une catégorie « Publicité » (Google Ads) destinée à mesurer l’efficacité de nos campagnes. À la date de cette politique, aucun traceur publicitaire n’est actif sur krenow.ai. Si nous en activons un, il ne se déclenchera qu’après votre accord dans cette catégorie, et cette politique sera mise à jour.

Traceurs et stockages utilisés :

3.3 Formulaire de contact

• Finalités : répondre à votre message et, si vous le souhaitez, préparer un devis ou un rendez-vous ; si vous avez accepté la mesure d’audience, savoir aussi par quelle page et par quel canal votre demande nous est parvenue. Les données du formulaire ne sont pas utilisées pour de la prospection.
• Bases légales : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b) et intérêt légitime de KrenoW à répondre aux personnes qui la contactent (article 6.1.f) ; votre consentement à la mesure d’audience pour la page d’entrée, la provenance et la campagne (article 6.1.a).
• Données : nom et email, obligatoires ; téléphone, facultatif ; type de besoin, choisi dans une liste ; message, facultatif. Si vous avez accepté la mesure d’audience, le formulaire joint aussi trois informations sur votre visite : la page d’entrée (la page de krenow.ai que vous consultiez au moment de votre accord, ou la première page de votre visite si vous l’aviez déjà donné), la provenance (l’adresse de la page d’où vous veniez, ou « accès direct ») et la campagne (les paramètres utm du lien suivi, s’il en comportait). Sans cet accord, ces trois champs restent vides. Le message est libre : évitez d’y écrire des informations sensibles.
• Durée : 3 ans après notre dernier échange, sauf si un contrat est conclu (voir l’article 4). Web3Forms conserve de son côté chaque envoi pendant trois ans au plus à compter de sa date, puis le supprime automatiquement.
• Destinataires : les fondateurs de KrenoW, et Web3Forms, service d’acheminement de formulaires édité par Web3Creative (Inde), qui agit comme sous-traitant de KrenoW. Web3Forms nous transmet votre message par email et en conserve une copie dans une base de données hébergée par Amazon Web Services et chiffrée au repos. Pour filtrer les envois abusifs, Web3Forms peut transmettre votre adresse IP et votre email aux services anti-spam CleanTalk et Akismet. Voir l’article 10 sur les transferts.

3.4 Prise de rendez-vous

Le bouton « Audit gratuit » ouvre, dans un nouvel onglet, une page de réservation hébergée par Calendly LLC (Atlanta, États-Unis). Calendly y applique sa propre politique de confidentialité et ses propres cookies. Aucun script Calendly n’est chargé sur krenow.ai. La confirmation de la réservation s’affiche chez Calendly, puis vous arrive par email ; rien ne revient sur krenow.ai et rien n’est transmis à la mesure d’audience.

• Finalité : fixer un créneau d’échange, vous appeler à ce créneau, vous envoyer la confirmation et les rappels, préparer l’audit.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b).
• Données : nom, email, numéro de téléphone (obligatoire : c’est KrenoW qui vous appelle au créneau choisi), créneau choisi, réponses aux trois questions de préparation, transmises à KrenoW avec la réservation, fuseau horaire.
• Durée : 3 ans après notre dernier échange chez KrenoW. Calendly conserve l’événement selon ses propres conditions ; nous supprimons les événements passés à votre demande.
• Destinataires : les fondateurs de KrenoW, Calendly, et l’agenda de KrenoW dans lequel le rendez-vous est copié.
• Transfert hors UE : oui, vers les États-Unis. Il est encadré par la certification de Calendly au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne intégrées à son accord de traitement.

3.5 Assistant KrenoW sur krenow.ai

Le widget en bas à droite du site est l’assistant KrenoW Secrétariat lui-même, installé sur notre propre site. Il répond aux questions sur nos offres et peut prendre vos coordonnées pour que nous vous rappelions. Il vous indique dès le premier message qu’il s’agit d’un assistant automatisé.

• Finalité : répondre à vos questions, qualifier votre demande, nous transmettre vos coordonnées si vous les donnez, et améliorer les réponses de l’assistant.
• Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande lorsque vous laissez vos coordonnées (article 6.1.b) ; intérêt légitime de KrenoW à répondre aux visiteurs et à faire fonctionner son assistant (article 6.1.f) pour le reste de la conversation.
• Données : contenu des messages échangés, coordonnées que vous choisissez de donner (nom, email, téléphone), identifiant technique de conversation, horodatage. N’écrivez pas dans la conversation ce que vous ne mettriez pas dans un email.
• Traitement par l’IA : avant tout envoi au moteur de langage d’OpenAI, les noms, emails et numéros de téléphone sont remplacés par des jetons. OpenAI ne reçoit donc ni ces noms, emails et numéros, ni votre adresse IP ; le reste du message lui est transmis. OpenAI n’utilise pas ces échanges pour entraîner ses modèles, conformément à notre DPA.
• Durée : les conversations sont chiffrées au repos (AES-256) et purgées automatiquement 90 jours après leur dernier message. Les coordonnées transmises à KrenoW par email sont ensuite gérées comme celles d’un prospect (article 4).
• Destinataires : KrenoW ; Render (hébergement, Francfort) ; OpenAI (génération des réponses, sur données pseudonymisées).
• Transfert hors UE : les données sont hébergées à Francfort. Les fragments pseudonymisés envoyés à OpenAI peuvent être traités hors de l’Union européenne. Voir l’article 10.

3.6 Demande de démo personnalisée

Le formulaire de l’accueil vous permet de demander une démonstration gratuite : un assistant configuré avec les informations publiques de votre site, dont nous vous envoyons le lien sous 48 h ouvrées. Vous pouvez aussi la demander par écrit à l’assistant de krenow.ai, en lui donnant l’adresse de votre site et un moyen de vous joindre : la conversation suit l’article 3.5, puis la demande est traitée comme celle du formulaire.

• Finalités : préparer votre démo, vous en envoyer le lien, puis vous recontacter au sujet de cette démo (savoir si elle vous convient, répondre à vos questions, vous proposer sa mise en ligne). Les données de la demande ne servent à aucune autre prospection.
• Bases légales : mesures précontractuelles prises à votre demande, pour préparer et envoyer la démo (article 6.1.b) ; intérêt légitime de KrenoW à vous recontacter au sujet de la démo que vous avez demandée (article 6.1.f), auquel vous pouvez vous opposer à tout moment par un simple email ; intérêt légitime de KrenoW à savoir ce qui a amené votre demande, pour la page d’origine et pour les paramètres utm de l’adresse de la page (article 6.1.f) ; votre consentement à la mesure d’audience, lorsque ces paramètres proviennent de la page d’entrée de votre visite (article 6.1.a).
• Données : adresse de votre site, obligatoire ; email ou numéro de téléphone, l’un des deux obligatoire ; métier, choisi dans une liste ; page d’origine, c’est-à-dire la page de krenow.ai que vous consultiez avant d’arriver au formulaire, ou seulement le nom du site qui vous y a mené, ou la mention « direct » si votre navigateur n’en indique aucun ; campagne, c’est-à-dire les paramètres utm de l’adresse de cette page s’il y en a, ou à défaut, et seulement si vous avez accepté la mesure d’audience, ceux de la page d’entrée de votre visite. Web3Forms reçoit aussi l’adresse IP de l’envoi. Pour une demande faite à l’assistant de krenow.ai : l’adresse du site et les coordonnées données dans la conversation, transmises à KrenoW par email.
• Assistant de démonstration : pour le préparer, nous lisons les pages publiques de votre site et en reprenons les informations utiles à vos clients : prestations, tarifs affichés, zone d’intervention, horaires, coordonnées professionnelles. Elles peuvent comprendre des données personnelles publiées sur votre site, comme le nom du dirigeant ou un numéro de téléphone professionnel ; nous n’en reprenons que ce qui sert à répondre à vos clients. L’assistant est configuré dans KrenoW Secrétariat, hébergé à Francfort, et vous le testez sur une page de démonstration dont nous vous envoyons le lien.
• Capture de votre site : la page de démonstration montre en fond le premier écran de la page d’accueil de votre site, tel que tout visiteur le voit, capturé une seule fois en deux formats (ordinateur et téléphone) et légèrement assombri. Avant la capture, les bandeaux de cookies et les bulles de discussion d’autres services sont masqués, sans rien accepter ni refuser à votre place. La capture peut montrer des données personnelles publiées sur cette page, comme un nom, une photo ou un numéro de téléphone. Elle sert uniquement de décor à votre démonstration, pour vous montrer à quoi ressemblerait l’assistant sur votre site : elle n’est ni réutilisée, ni publiée ailleurs. La page et ses images sont servies par l’hébergeur de krenow.ai (Hostinger, article 9), exclues des moteurs de recherche et liées depuis aucune page du site : seules les personnes qui ont le lien peuvent l’ouvrir.
• Messages écrits à l’assistant de démonstration : ce que vous écrivez à l’assistant de la page de démonstration, coordonnées comprises, est transmis à KrenoW : l’assistant envoie la fiche de chaque demande à contact@krenow.ai. Ces messages suivent l’article 3.5 : pseudonymisation avant l’IA, chiffrement, purge 90 jours après le dernier message. Les fiches reçues par KrenoW sont conservées avec votre demande de démo, 3 ans au plus après leur collecte ou après votre dernier contact avec nous, sauf si un contrat est conclu (article 4) ; lors de notre relance, nous pouvons vous renvoyer la fiche que votre essai a produite.
• Stockage dans votre navigateur : après l’envoi réussi de la demande, le site écrit dans le stockage de session de votre navigateur un jeton, krw-demo, qui contient seulement la valeur « 1 » : ni l’adresse de votre site, ni vos coordonnées. La page de confirmation le lit, puis l’efface aussitôt ; si elle ne s’affiche pas, il disparaît à la fermeture de l’onglet. Il sert uniquement à ne compter la demande qu’une fois dans la mesure d’audience, elle-même active seulement avec votre accord (article 3.2).
• Durée : la demande est conservée 3 ans après notre dernier échange, sauf si un contrat est conclu (voir l’article 4). Web3Forms conserve de son côté chaque envoi pendant trois ans au plus à compter de sa date, puis le supprime automatiquement. La page de démonstration et les deux captures de votre site sont retirées 30 jours après l’envoi du lien, du serveur comme de l’ordinateur de KrenoW qui les a créées, et le cache de l’hébergeur est vidé au même moment ; l’assistant de démonstration est supprimé au plus tard 90 jours après cet envoi, sauf si vous souscrivez : sa configuration sert alors de base à votre assistant et suit les durées de l’article 4.
• Destinataires : les fondateurs de KrenoW ; Web3Forms, service d’acheminement de formulaires édité par Web3Creative (Inde), sous-traitant de KrenoW, dans les mêmes conditions que pour le formulaire de contact, filtrage anti-spam compris (article 3.3) ; Hostinger, hébergeur de krenow.ai, qui sert la page de démonstration et les captures ; Render, qui héberge l’assistant de démonstration à Francfort ; OpenAI, qui génère ses réponses sur des données pseudonymisées. Le lien vous est envoyé par email, depuis la messagerie de KrenoW, ou par SMS, depuis le téléphone de l’un des fondateurs. Voir les articles 9 et 10.
• Transfert hors UE : oui, vers l’Inde pour Web3Forms, sous clauses contractuelles types, et, sur données pseudonymisées, pour OpenAI. Voir l’article 10.

Démo préparée sans demande de votre part. Il arrive que nous préparions une démo pour une entreprise qui ne l’a pas demandée, puis que nous lui en envoyions le lien par email. L’assistant de démonstration, la capture de votre site, les messages écrits à l’assistant, les destinataires et les transferts suivent alors les points ci-dessus, avec ces différences :

• Base légale : intérêt légitime de KrenoW à présenter son service aux professionnels dont le site reçoit des questions de clients (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).
• Source : le site public de votre entreprise.
• Données : nom de l’entreprise, adresse du site, coordonnées professionnelles publiées sur ce site, capture de sa page d’accueil.
• Durée : la page de démonstration et les captures sont retirées 30 jours après l’envoi du lien ; les coordonnées sont conservées au plus 3 ans après leur collecte ou après votre dernier contact avec nous.
• Opposition : à tout moment et sans motif, en répondant STOP à notre email ou en écrivant à contact@krenow.ai. La démo est alors retirée, vos coordonnées sont supprimées, et seuls votre adresse email et votre numéro de téléphone sont gardés dans une liste d’opposition, pour ne plus vous contacter.

4. Prospects et clients : gestion commerciale

Cet article concerne les personnes avec qui KrenoW est en relation d’affaires : prospects, clients du Secrétariat, du Studio et des logiciels métier sur mesure, et leurs interlocuteurs (dirigeants, salariés). Il ne concerne pas les clients de nos clients, traités aux articles 5 et 6.

• Finalités : échanger sur votre besoin, établir un devis, exécuter le contrat, configurer et maintenir le service, assurer le support, facturer et encaisser, tenir notre comptabilité, prévenir les impayés et les litiges, vous informer de nos offres. Les personnes qui nous ont seulement écrit par le formulaire de contact ne reçoivent aucune sollicitation commerciale (voir l’article 3.3) ; celles qui ont seulement demandé une démo ne sont recontactées qu’au sujet de cette démo (voir l’article 3.6).
• Bases légales : exécution du contrat ou des mesures précontractuelles (article 6.1.b) ; obligations légales comptables et fiscales (article 6.1.c) ; intérêt légitime de KrenoW à développer son activité auprès des professionnels et à défendre ses droits (article 6.1.f).
• Données : identité et fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, historique des échanges et des rendez-vous, devis, contrats, factures, coordonnées bancaires figurant sur les factures et les virements. Pour les clients du Secrétariat : informations de configuration de l’assistant (prestations, tarifs, horaires, zone d’intervention, réponses types, adresse email de réception des demandes) et, en formule Système Intégral, le jeton d’accès à l’agenda Google que vous nous autorisez à utiliser.
• Paiement : les factures établies sur devis sont réglées par virement ou par prélèvement SEPA ; KrenoW ne collecte alors aucune donnée de carte. Les commandes de KrenoW Secrétariat passées depuis le site sont réglées par carte sur une page de paiement fournie par Stripe Payments Europe, Limited (Irlande), qui encaisse aussi les échéances mensuelles, prélevées chaque mois d’avance. Les factures sont établies par KrenoW au moyen de Stripe et vous sont adressées par email par Stripe à chaque encaissement. Depuis le portail client de Stripe, accessible avec l’email de votre commande ou depuis le lien figurant dans chaque email de facture, vous changez de moyen de paiement, téléchargez vos factures, mettez à jour vos coordonnées et résiliez ; la résiliation prend effet à la fin du mois d’abonnement en cours, déjà réglé, sans frais. Stripe traite votre identité et celle de votre entreprise, votre adresse email, votre adresse de facturation, votre numéro de TVA intracommunautaire si vous le renseignez, le montant et l’historique de vos paiements, ainsi que les données de votre carte, que seul Stripe reçoit : KrenoW ne voit ni ne conserve votre numéro de carte. Finalités : encaisser la commande et les échéances, établir et adresser les factures, tenir notre comptabilité. Bases légales : l’exécution du contrat (article 6.1.b) et nos obligations comptables et fiscales (article 6.1.c). Durée : les données de paiement sont conservées avec les factures, 10 ans après la clôture de l’exercice. Stripe traite par ailleurs certaines données pour son propre compte, notamment pour la prévention de la fraude et ses obligations réglementaires, dans les conditions de sa politique de confidentialité.
• Durées : pendant toute la relation contractuelle, puis 5 ans après la fin du contrat pour les contrats, devis et échanges qui s’y rapportent (prescription commerciale) ; 10 ans après la clôture de l’exercice pour les factures et pièces comptables (article L123-22 du Code de commerce). Les prospects sans contrat sont conservés 3 ans après leur dernier contact. Les données de configuration de l’assistant et les jetons d’accès sont supprimés 30 jours après la fin de l’abonnement, ou plus tôt à votre demande.
• Destinataires : les fondateurs de KrenoW ; notre expert-comptable ; notre banque ; notre outil de facturation ; Stripe, pour les commandes réglées en ligne ; l’administration fiscale sur demande.

Prospection. KrenoW s’adresse uniquement à des professionnels. Elle peut vous adresser des informations sur ses offres en lien avec votre activité, par email ou par téléphone, sans jamais acheter de fichiers. Chaque message contient un moyen simple de vous y opposer, et un email à contact@krenow.ai suffit pour ne plus être sollicité.

Références et témoignages : avec l’accord écrit du client, KrenoW peut publier sur ses supports le nom du client, celui de son entreprise, un lien vers son site et un témoignage. Base légale : le consentement (article 6.1.a), que le client peut retirer à tout moment pour l’avenir en écrivant à contact@krenow.ai. Durée : jusqu’au retrait de l’accord.

5. KrenoW Secrétariat : données des visiteurs du site de nos clients

Lorsqu’un professionnel installe le Secrétariat sur son site, l’assistant dialogue avec ses visiteurs et lui transmet leurs demandes. Le client est responsable de ce traitement. KrenoW est son sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : elle traite les données uniquement pour rendre le service, sur les instructions écrites du client, dans les conditions de l’article 20 des CGV, qui vaut accord de traitement des données (DPA), ou d’un accord distinct signé entre eux.

Si vous avez utilisé l’assistant sur le site d’un professionnel, c’est ce professionnel qui vous informe et qui répond à vos demandes d’exercice de droits. KrenoW l’aide à y répondre et lui transmet toute demande reçue directement (voir l’article 13).

• Finalité, définie par le client : répondre par écrit aux visiteurs de son site, qualifier leurs demandes, recueillir leurs coordonnées, les lui transmettre par email et, en formule Système Intégral, proposer des rendez-vous, les inscrire dans son agenda Google et envoyer un SMS de confirmation au visiteur.
• Base légale : déterminée par le client. En général, les mesures précontractuelles prises à la demande du visiteur (article 6.1.b) ou l’intérêt légitime du client à répondre aux personnes qui le sollicitent (article 6.1.f).
• Données : contenu des messages, nom, email, numéro de téléphone, commune ou adresse si le visiteur les donne, objet de la demande, date et heure du rendez-vous, identifiant technique de conversation, horodatage. L’assistant ne demande pas de données sensibles et le client s’engage à ne pas le configurer pour en recueillir.
• Transparence : l’assistant indique aux visiteurs qu’ils échangent avec un assistant automatisé, et il le rappelle lorsqu’on le lui demande.
• Traitement par l’IA : mêmes garanties qu’à l’article 3.5. Pseudonymisation avant envoi à OpenAI, aucun entraînement de modèle, réponses limitées aux informations configurées par le client.
• Agenda Google (Système Intégral) : le client autorise l’assistant à accéder à son agenda par le protocole OAuth de Google, avec des droits limités à la lecture des disponibilités et à la création de rendez-vous. Aucun mot de passe n’est transmis à KrenoW. Le jeton d’accès est chiffré en base (AES-256) et le client peut le révoquer à tout moment depuis son compte Google ou en nous écrivant. L’utilisation par KrenoW des informations reçues des API Google respecte la Politique des données utilisateur des services API de Google, y compris ses exigences d’utilisation limitée.
• SMS de confirmation (Système Intégral) : le numéro de téléphone du visiteur et le texte de confirmation sont transmis à OVHcloud (OVH SAS, Roubaix, France) pour ce seul envoi, puis à l’opérateur de téléphonie du destinataire.
• Durées : conversations chiffrées au repos et purgées automatiquement 90 jours après le dernier message. Les demandes transmises par email au client relèvent ensuite de sa propre politique de conservation. Les données de configuration et les jetons d’accès sont supprimés 30 jours après la fin de l’abonnement, ou plus tôt à la demande du client. Les sauvegardes de la base sont écrasées sous 30 jours.
• Sous-traitants ultérieurs : Render (hébergement des applications et des bases, Francfort) ; OpenAI (moteur de langage, données pseudonymisées) ; Google (API Agenda, si le client active la synchronisation) ; Resend (envoi des emails, États-Unis) ; OVHcloud (envoi des SMS, France). La liste à jour figure à l’article 9. Le client est informé de tout changement de sous-traitant au moins 30 jours à l’avance et peut s’y opposer dans les conditions de l’article 20 des CGV.
• Transfert hors UE : hébergement à Francfort ; fragments pseudonymisés traités par OpenAI. Voir l’article 10.

Engagements de KrenoW comme sous-traitant. Ne traiter les données que sur instruction du client ; garantir la confidentialité des personnes qui y accèdent ; mettre en œuvre les mesures de sécurité de l’article 12 ; aider le client à répondre aux demandes de droits et à ses obligations de sécurité ; l’avertir sans délai injustifié de toute violation de données ; supprimer ou restituer les données à la fin du contrat ; tenir à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Obligations du client. Informer les visiteurs de son site du recours à l’assistant et du traitement de leurs données, en général dans sa propre politique de confidentialité ; disposer d’une base légale pour ce traitement ; ne pas configurer l’assistant pour recueillir des données sensibles ; répondre aux demandes de droits de ses visiteurs. KrenoW fournit au client un paragraphe type à insérer dans sa politique de confidentialité.

6. KrenoW Studio, contenus : personnes filmées et comptes du client

6.1 Images et voix des personnes filmées

Pour produire les vidéos et visuels du client, KrenoW filme sur place. Les images et la voix des personnes qui apparaissent (le client, ses salariés, parfois ses propres clients) sont des données personnelles. Elles sont aussi protégées par le droit à l’image (article 9 du Code civil).

• Finalité : tourner, monter et livrer les contenus commandés par le client, puis les publier sur ses comptes après sa validation.
• Rôles et base légale : le client décide des contenus, des personnes filmées et des publications ; il est responsable du traitement et KrenoW agit comme sous-traitant pour la production. Le traitement repose sur l’exécution du contrat conclu avec le client (article 6.1.b) et, pour les personnes filmées autres que le client lui-même, sur l’intérêt légitime du client à communiquer sur son activité (article 6.1.f), assorti d’une autorisation écrite de droit à l’image que le client recueille auprès de chaque personne avant le tournage. KrenoW fournit un modèle d’autorisation et ne filme pas une personne qui refuse. Comme le prévoit l’article 15.1 des conditions générales de vente, cette autorisation est demandée à toute personne filmée, y compris les dirigeants et salariés du client.
• Données : images animées et fixes, voix, prénom et fonction lorsqu’ils apparaissent à l’écran ou en sous-titre, lieu de tournage.
• Intelligence artificielle : l’IA sert à produire un premier jet des textes, à dérusher, à générer les sous-titres et à décliner les formats. Un humain corrige et monte. Aucun visage, lieu ou produit n’est inventé par une IA, et les images des personnes filmées ne servent pas à entraîner un modèle. Les outils qui reçoivent des rushes sont listés à l’article 9.
• Durées : les rushes (images brutes) sont conservés 12 mois après le tournage, sur un stockage chiffré, pour permettre les reprises et les déclinaisons, puis supprimés. Les contenus livrés appartiennent au client ; KrenoW en supprime ses copies 12 mois après la fin du contrat. Les contenus publiés restent sur les comptes du client, sous son contrôle.
• Destinataires : les fondateurs de KrenoW ; le client ; les plateformes de publication choisies par le client (Meta, Google, LinkedIn, TikTok selon le cas), qui traitent ensuite les contenus selon leurs propres conditions ; nos prestataires de stockage et de montage listés à l’article 9.
• Droits des personnes filmées : toute personne filmée peut retirer son autorisation pour l’avenir en écrivant au client ou à KrenoW. Nous retirons alors les contenus que nous contrôlons encore et signalons la demande au client pour les contenus publiés sur ses comptes. Le retrait ne rend pas illicite l’usage antérieur.

6.2 Accès aux comptes sociaux et publicitaires du client

Pour publier et, en option, piloter des campagnes, KrenoW accède aux comptes du client : pages Facebook et Instagram via Meta Business Manager, compte Google Ads, autres réseaux selon le contrat.

• Les comptes restent au nom du client. KrenoW y accède par une délégation accordée dans la plateforme (accès partenaire ou rôle limité) ou, à défaut, par un accès dédié créé par le client, jamais par le mot de passe principal du client. Le client peut révoquer cet accès à tout moment, seul, depuis les paramètres de la plateforme. À la fin du contrat, KrenoW retire elle-même ses accès sous 7 jours.
• Données des campagnes : les audiences, statistiques et données de facturation publicitaire restent dans les plateformes, dans le compte du client et sous les conditions de Meta ou de Google. KrenoW les consulte pour piloter les campagnes et produire le compte rendu mensuel (euros dépensés, demandes reçues), sans les copier au-delà de ce compte rendu.
• Audiences personnalisées : KrenoW n’importe aucune liste de clients ou de contacts dans une plateforme publicitaire sans instruction écrite du client, à qui il appartient de vérifier qu’il en a le droit.
• Budget : le budget publicitaire est payé par le client directement aux plateformes, depuis son propre compte et son propre moyen de paiement. KrenoW n’a pas accès à ses données bancaires.
• Rôles : le client est responsable du traitement des données de ses audiences ; KrenoW agit comme sous-traitant pour le pilotage. Meta et Google sont responsables de leurs propres traitements et, pour certaines statistiques, responsables conjoints avec le client.

7. Logiciels métier sur mesure

Lors du développement d’un logiciel sur mesure, KrenoW peut avoir accès à des données personnelles détenues par le client : fichiers clients, données de test, données de production pendant la maintenance. Ces accès sont limités au strict nécessaire.

• Rôle : le client reste responsable du traitement. KrenoW est sous-traitant pour les opérations réalisées sur ses données, dans le cadre de l’article 20 des CGV, qui vaut accord de traitement des données, puis du contrat de maintenance.
• Principes : développement sur des jeux de données fictifs ou anonymisés chaque fois que possible ; accès aux données réelles uniquement pour un besoin précis, tracé et limité dans le temps ; aucune copie de données de production hors des environnements convenus.
• Protection dès la conception : les logiciels livrés intègrent les fonctions utiles au respect du RGPD (droits d’accès et d’effacement, durées de conservation, journalisation des accès) lorsque le périmètre écrit le prévoit.
• Hébergement : défini dans le périmètre écrit. Par défaut, dans l’Union européenne.
• Durée : les accès et copies de travail sont supprimés à la livraison du jalon concerné, ou à la fin du contrat de maintenance.

8. Nos pages sur les réseaux sociaux

KrenoW anime une page Instagram et une page LinkedIn. Lorsque vous interagissez avec elles, Meta et LinkedIn traitent vos données selon leurs propres politiques. KrenoW n’accède qu’aux statistiques agrégées fournies par la plateforme et aux messages que vous lui adressez. Pour ces statistiques, KrenoW et la plateforme sont responsables conjoints, dans les conditions fixées par chaque plateforme.

9. Sous-traitants et destinataires

KrenoW ne partage vos données qu’avec les prestataires nécessaires à ses services. Chacun n’accède qu’aux données utiles à sa mission et est lié par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.

Cette liste est tenue à jour. Une copie des garanties applicables à chaque transfert est communiquée sur simple demande à contact@krenow.ai.

Les plateformes sur lesquelles KrenoW publie ou pilote des campagnes pour ses clients (Meta, Google Ads, LinkedIn, TikTok) ne sont pas des sous-traitants de KrenoW : elles traitent les données sous leurs propres conditions, dans les comptes du client.

KrenoW peut aussi communiquer des données aux autorités lorsque la loi l’y oblige, et à ses conseils (avocat, expert-comptable) pour la défense de ses droits.

10. Transferts hors de l’Union européenne

Nos applications et bases de données sont hébergées à Francfort. Par exception, certains prestataires traitent des données hors de l’Union européenne :

• Google (mesure d’audience, API Agenda, messagerie) : Google LLC est certifié au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework, décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) et applique les clauses contractuelles types de la Commission.
• Calendly : certification au Data Privacy Framework et clauses contractuelles types intégrées à son accord de traitement.
• OpenAI : les fragments envoyés sont pseudonymisés avant tout transfert. OpenAI applique les clauses contractuelles types dans son accord de traitement des données et ne conserve pas les requêtes de l’API au-delà de 30 jours, à seule fin de détection des abus.
• Render : les serveurs sont en Allemagne. Render Services, Inc. peut accéder à l’infrastructure depuis les États-Unis pour son support technique, sous clauses contractuelles types.
• Stripe (paiement en ligne) : KrenoW contracte avec Stripe Payments Europe, Limited, en Irlande. Selon l’addendum de transfert de données de Stripe, les données provenant de l’Espace économique européen transférées à Stripe aux États-Unis sont reçues par Stripe, LLC (anciennement Stripe, Inc.), certifiée au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ; lorsque ce cadre ne s’applique pas, les clauses contractuelles types de la Commission européenne prennent le relais.
• Resend (envoi des demandes qualifiées au client) : Plus Five Five, Inc. est certifié au Data Privacy Framework UE-États-Unis et applique les clauses contractuelles types dans son accord de traitement.
• Web3Forms (acheminement du formulaire de contact et de la demande de démo) : Web3Creative opère depuis l’Inde et s’appuie sur Amazon Web Services, Cloudflare et Hetzner, qui peuvent traiter les données dans plusieurs régions. Selon sa politique de confidentialité, les transferts depuis l’Union européenne reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues dans son accord de traitement des données, et chaque envoi est supprimé automatiquement au plus tard trois ans après sa date.
• Montage des vidéos du Studio : les outils sont choisis au cas par cas. Avant tout tournage, KrenoW indique au client l’outil retenu et, s’il traite les fichiers hors de l’Union européenne, le pays concerné et la garantie applicable (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types). Sans garantie de ce type, l’outil n’est pas utilisé pour les images et la voix des personnes filmées.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à contact@krenow.ai.

11. Durées de conservation, en résumé

12. Sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS, avec HSTS) sur krenow.ai et sur secretariat.krenow.ai.
• Chiffrement au repos (AES-256) des conversations, des jetons d’accès et des données de configuration.
• Pseudonymisation des données d’identité avant tout traitement par l’IA.
• Accès aux systèmes limité aux deux fondateurs, protégé par une authentification à deux facteurs et journalisé.
• Sauvegardes chiffrées, purge automatique, environnements de test séparés de la production.
• Sous-traitants choisis pour leurs garanties de sécurité et liés par contrat.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, KrenoW en informe la CNIL dans les 72 heures, et les personnes concernées lorsque le risque est élevé. Lorsqu’elle agit comme sous-traitant, elle informe le client responsable du traitement dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance, comme le prévoient les conditions générales de vente.

13. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Accès : savoir quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement : obtenir la suppression de vos données, sauf lorsque la loi nous impose de les garder (les factures, par exemple).
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et, à tout moment, à la prospection.
• Limitation : demander le gel temporaire de l’utilisation de vos données.
• Portabilité : recevoir, dans un format lisible par machine, les données que vous nous avez fournies dans le cadre d’un contrat ou avec votre consentement.
• Retrait du consentement : à tout moment pour les cookies (lien « Gérer mes cookies ») et pour l’accès à l’agenda Google, sans effet sur la licéité du traitement passé.
• Directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Comment les exercer. Écrivez à contact@krenow.ai ou par courrier à l’adresse du siège. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. En cas de doute sur votre identité, nous pouvons vous demander un justificatif, supprimé après vérification. L’exercice de vos droits est gratuit.

Si vous avez utilisé l’assistant sur le site d’un de nos clients, ou si vous avez été filmé pour l’un d’eux, adressez-vous d’abord à ce client, responsable du traitement. Vous pouvez aussi nous écrire : nous transmettons votre demande au client et l’aidons à y répondre.

Réclamation. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

14. Mineurs

Les services de KrenoW s’adressent à des professionnels. Le site et l’assistant ne sont pas conçus pour les mineurs de moins de 15 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données. Si vous pensez qu’un mineur nous a transmis des données, écrivez-nous et nous les supprimerons.

15. Mise à jour de cette politique

Cette politique peut évoluer avec nos services, nos prestataires ou la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important (nouveau sous-traitant, nouvelle finalité), nous en informons nos clients par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.

Version du 28 septembre 2026. Elle remplace la version de juillet 2026, qui décrivait les produits KrenoW Reply et KrenoW Host, retirés du catalogue. Plus aucun traitement de boîte email, de mot de passe d’application, de channel manager ou de données de voyageurs n’est réalisé ; les données de connexion et les contenus traités par ces produits ont été supprimés. Seules les pièces comptables des abonnements passés restent conservées dans les conditions de l’article 4.