Politique de Confidentialité

La protection de vos données personnelles et celles de vos clients est une priorité absolue pour KrenoW. Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données dans le cadre du RGPD.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est la société KrenoW (SAS au capital de 4 000 €, RCS Bourg-en-Bresse 104 334 297), représentée par Monsieur Basile SALSAC.
Email : contact@krenow.ai

2. Données collectées

Nous collectons les données strictement nécessaires à l’exécution de nos services (KrenoW Reply, KrenoW Secrétariat et KrenoW Host) :

• Données des clients (vous) : Nom, prénom, email, numéro de téléphone, informations de facturation, données techniques de configuration (Clés API, logs d’erreurs).
• Données des utilisateurs finaux (vos clients/voyageurs) : Les données capturées par l’intelligence artificielle lors des conversations (nom, numéro de téléphone, demandes de RDV, requêtes voyageurs) sont traitées temporairement pour vous être transmises ou pour exécuter les actions d’agenda et de conciergerie.

3. Finalité du traitement

Vos données sont traitées pour :

• Fournir et maintenir nos services d’intelligence artificielle.
• Transmettre les leads qualifiés et gérer les calendriers (OAuth2 Google Agenda).
• Connecter nos services aux Channel Managers (Beds24, Hostaway).
• Vous contacter concernant votre abonnement ou pour le support technique.

Aucune donnée (la vôtre ou celle de vos clients) n’est revendue à des tiers.

3.bis Utilisation des données des API Google (Spécifique aux modules de gestion d’emails)

Cette section s’applique exclusivement aux utilisateurs ayant activé les fonctionnalités de gestion, de secrétariat par e-mail ou de réponse automatique aux courriels (intégration Gmail). Si vous n’utilisez pas ces fonctionnalités spécifiques, KrenoW n’accède à aucune donnée relative à votre boîte de réception Gmail.

L’utilisation par KrenoW des informations reçues des API Google respectera la Politique des données utilisateur des services API de Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use requirements).

Pour les modules concernés, nos algorithmes accèdent à votre boîte Gmail uniquement pour lire les courriels entrants afin de générer des suggestions de réponses et/ou automatiser votre secrétariat par email. Ces données ne sont jamais partagées avec des tiers, jamais vendues, et ne sont pas utilisées pour l’affichage de publicités ou l’entraînement de modèles linguistiques publics.

3.ter KrenoW Reply : boîtes Gmail et Outlook

KrenoW Reply se connecte à votre boîte Gmail ou Outlook au moyen d’un mot de passe d’application dédié et révocable à tout moment : votre mot de passe principal n’est jamais communiqué à KrenoW. L’IA lit les courriels entrants pour les trier et préparer des brouillons de réponses. Les contenus sont pseudonymisés avant tout envoi au moteur d’IA, chiffrés au repos (AES-256) et purgés automatiquement au bout de 90 jours. Ils ne sont ni revendus, ni utilisés pour entraîner des modèles publics.

4. Sécurité et Hébergement

Les données sont stockées de manière sécurisée en Europe. Les bases de données de nos algorithmes sont hébergées sur Render et les accès API (Google, Beds24, Hostaway) sont chiffrés en base de données (AES-256). KrenoW utilise l’API d’OpenAI pour le traitement du langage naturel, dans le cadre d’un accord de traitement des données (DPA) signé avec OpenAI : conformément à la politique de l’API OpenAI, vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles publics.

5. Durée de conservation

Les données liées à votre compte client sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, puis 3 ans à des fins de prospection commerciale et 10 ans pour les obligations comptables. Les données conversationnelles de vos propres clients sont purgées automatiquement selon les paramètres définis dans votre espace pro.

6. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès et de rectification de vos données.
• Droit à l’effacement (droit à l’oubli).
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit de retirer votre consentement pour le compte Google Agenda à tout moment.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : contact@krenow.ai. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

7. Cookies et traceurs

Le site n’active aucun traceur sans votre consentement. Lorsque des outils de mesure sont en service, une bannière conforme aux recommandations de la CNIL vous propose d’accepter, de refuser (sans aucune conséquence sur votre navigation) ou de personnaliser vos choix par finalité :

• Mesure d’audience (Google Analytics 4) : comprendre l’utilisation du site (pages vues, provenance) afin de l’améliorer.
• Publicité (Google Ads) : mesurer l’efficacité de nos campagnes et limiter les publicités inutiles.

Votre choix est conservé localement dans votre navigateur pendant 6 mois au maximum et peut être modifié à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » présent en bas de chaque page. Le widget de démonstration KrenoW Secrétariat (chargé depuis secretariat.krenow.ai) peut utiliser un stockage local strictement technique pour conserver le fil de votre conversation ; il ne sert à aucun suivi publicitaire.

8. Sous-traitants et destinataires des données

Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun n’accédant qu’aux données nécessaires à sa mission :

• Hostinger : hébergement du site krenow.ai.
• Render (région Frankfurt, UE) : hébergement de nos applications et bases de données.
• OpenAI : traitement du langage naturel via API, sous DPA, sans entraînement de modèles publics sur vos données.
• Stripe : paiement des abonnements KrenoW Reply. Le paiement s’effectue sur une page hébergée par Stripe (buy.stripe.com) ; vos données bancaires ne transitent jamais par nos serveurs. Voir la politique de confidentialité de Stripe.
• Web3Forms : acheminement des messages du formulaire de contact vers notre boîte email.